PEMROSESAN TRANSAKSI DAN STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN
Salah
satu tujuan sistem informasi adalah mendukung operasi harian perusahaan. Tujuan
ini dicapai melalui :
(1)
pemrosesan transaksi-transaksi yang disebabkan baik oleh sumber-sumber ekstern
maupun intern.
(2)
menyiapkan keluaran-keluaran seperti dokumen-dokumen operasional dan
laporan-laporan keuangan.
Kerangka
Pemrosesan Transaksi :
A. Jaringan
Kerja Keseluruhan Perusahaan
Pemrosesan transaksi terjadi selaras dengan operasi
perusahaan. Perangkat gabungan sistem-sistem pemrosesan transaksi serupa dengan
jaringan kerja yang kompleks dari operasi-operasi fisik, proses kertas kerja
dan arus data/informasi yang saling bergantung.
B. Sistem
Informasi Fungsional
Sistem operasional dan organisasi perusahaan pada umumnya
dibagi berdasarkan fungsi. Untuk memungkinkan pengendalian yang efektif dan
efisien atas operasi dan koordinasi kegiatan-kegiatan manajerial. Sistem
informasinya haruslah dibagi menurut fungsi-fungsi yang sama. Macam-macam subsistem
informasi fungsional pada tiap-tiap industri berbeda-beda. Bahkan antara satu
perusahaan dengan perusahaan lainnya dalam industri yang sama juga berbeda.
Setiap subsistem informasi fungsional berkaitan erat dengan penyediaan
pengendalian yang ketat terhadap satu atau beberapa sistem pemrosesan
transaksi. Hal yang sama pentingnya adalah hubungan yang ada pada setiap
subsistem informasi fungsional diantara tingkat operasional dan tingkat
manajerial. Subsistem informasi fungsional membantu arus informasi transaksi
kepada manajer-manajer fungsional.
Elemen – elemen struktur pengendalian intern.
Lingkungan Pengendalian (Control
Environment)
Lingkungan
pengendalian perusahaan mencakup sikap para manajemen dan karyawan terhadap
pentingnya pengendalian yang ada di organisasi tersebut. Salah satu faktor yang
berpengaruh terhadap lingkungan pengendalian adalah filosofi manajemen
(manajemen tunggal dalam persekutuan atau manajemen bersama dalam perseroan)
dan gaya operasi manajemen (manajemen yang progresif atau yang konservatif),
struktur organisasi (terpusat atau ter desentralisasi) serta praktik
kepersonaliaan. Lingkungan pengendalian ini amat penting karena menjadi dasar
keefektifan unsur-unsur pengendalian intern yang lain. pengendalian internal vc
pengendalian manajemen:
1.
pengendalian internal a
penegnedalian manajemen terdiri dari pengendallian intern dan ekstern b. lebih
nekenkankan pd tujuan perusahaan dan menghubungkan pengendallian manajemen
untuk mencapai tujaun c. meliputi produksi, transportasi dan riset perusahaan.
2.
pengendalian manjemen a.
mengendalikan terrdiri dari pengendalian administratif dan pengendalian
akuntansi b. menekankan pda pengendazlian terhadap mengamankan aktiva
perusahaan dengan melakukan pecatatan akuntansi memeadai c. meliputi akkuntansi
meningkatkan efektifitas dan efesiensi dan taat pd hukum yang berlaku.
Penilaian Resiko (Risk
Assesment)
Semua
organisasi memiliki risiko, dalam kondisi apapun yang namanya risiko pasti ada
dalam suatu aktivitas, baik aktivitas yang berkaitan dengan bisnis (profit dan
non profit) maupun non bisnis. Suatu risiko yang telah di identifikasi dapat di
analisis dan evaluasi sehingga dapat di perkirakan intensitas dan tindakan yang
dapat meminimalkannya.
Prosedur Pengendalian (Control
Procedure)
Prosedur
pengendalian ditetapkan untuk menstandarisasi proses kerja sehingga menjamin
tercapainya tujuan perusahaan dan mencegah atau mendeteksi terjadinya
ketidakberesan dan kesalahan. Prosedur pengendalian meliputi hal-hal sebagai
berikut:
Personil
yang kompeten, mutasi tugas dan cuti wajib.
Pelimpahan
tanggung jawab.
Pemisahan
tanggung jawab untuk kegiatan terkait.
Pemisahan
fungsi akuntansi, penyimpanan aset dan operasional.
Pemantauan (Monitoring)
Pemantauan
terhadap sistem pengendalian intern akan menemukan kekurangan serta
meningkatkan efektivitas pengendalian. Pengendalian intern dapat di monitor
dengan baik dengan cara penilaian khusus atau sejalan dengan usaha manajemen.
Usaha pemantauan yang terakhir dapat dilakukan dengan cara mengamati perilaku
karyawan atau tanda-tanda peringatan yang diberikan oleh sistem akuntansi.
Penilaian
secara khusus biasanya dilakukan secara berkala saat terjadi perubahan pokok
dalam strategi manajemen senior, struktur korporasi atau kegiatan usaha. Pada
perusahaan besar, auditor internal adalah pihak yang bertanggung jawab atas
pemantauan sistem pengendalian intern. Auditor independen juga sering melakukan
penilaian atas pengendalian intern sebagai bagian dari audit atas laporan
keuangan.
Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)
Informasi
dan komunikasi merupakan elemen-elemen yang penting dari pengendalian intern
perusahaan. Informasi tentang lingkungan pengendalian, penilaian risiko,
prosedur pengendalian dan monitoring diperlukan oleh manajemen Winnebago
pedoman operasional dan menjamin ketaatan dengan pelaporan hukum dan
peraturan-peraturan yang berlaku pada perusahaan.
Informasi juga diperlukan dari pihak
luar perusahaan. Manajemen dapat menggunakan informasi jenis ini untuk menilai
standar eksternal. Hukum, peristiwa dan kondisi
yang berpengaruh pada pengambilan keputusan dan pelaporan
eksternal.
Alat pengendalian pemrosesan transaksi.
Alat
pengendalian pemrosesan transaksi merupakan prosedur-prosedur yang di rancang
untuk meyakinkan bahwa elemen-elemen struktur pengendalian intern di
implementasikan dalam sistem aplikasi khusus yang terdapat di dalam setiap
siklus transaksi organisasi. Alat pengendalian pemrosesan transaksi terdiri
dari pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum
mempengaruhi seluruh pmrosesan transaksi. Pengendalian aplikasi berpengaruh
khusus terhadap aplikasi-aplikasi individual.
a.
Pengendalian Umum
Pengendalian
umum memperhatikan keseluruhan lingkungan pemrosesan transaksi. Pengendalian
umum mencangkup hal-hal berikut ini :
-
Rencana pengorganisasian pemrosesan
transaksi
-
Prosedur-prosedur oprasi umum
-
Masalah pengendalian peralatan
-
Pengendalian peralatan dan akses data
Sebagai contoh, di ambil dari
hal-hal tersebut di atas :
·
Rencana pengorganisasian pemrosesan
transaksi
Rencana
pengorganisasian dalam penanganna dan pemerosesannya di lakukan secara
terpisah.
Contoh
: Fungsi pustaka komputer menyelenggarakan penyimpanan program kompoter dan
dokumentasi, tetapi tidak memiliki akses ke atau otoritas untuk mengoperasikan
peralatan pengolahan komputer.
Pengolahan
data komputer harus tidak memiliki penanganan fisik maupun otoritas atas setiap
aktiva selain hanya mengolah data aktiva.
Contoh
: Departemen-departemen yang bertanggung jawab atas penanganan fisik persediaan
harus tidak melapor kepada wakil direktur bidang pengolahan data komputer.
·
Prosedur-prosedur oprasi umum
Titik
awal dan akhir untuk setiap fungsi pekerjaan harus di indikasikan secara jelas,
seperti juga hubungan fungsi-fungsi pekerjaan satu sama lain.
Contoh
: Operator komputer memiliki akses terbatas kepada program-program dan
file-file data.
b. Pengendalian Aplikasi
Pengendalian aplikasi di khususkan untuk aplikasi
individual. Pengendalian-pengendalian aplikasi di kategorikan menjadi
pengendalian masukan, pemrosesan, dan keluaran.Kategori-kategori ini berkaitan
dengan langkah-langkah dasar dalam silus pengolahan data.
c.
Pengendalian Preventif, Detektif,
Dan Korektif
Pengendalian Preventif di lakukan untuk mencegah kekeliruan
dan penipuan sebelum keduanya terjadi, terutama pada masukkan dan pemrosesan
pada pemrosesan transaksi. Pengandalian Detektif di lakukan untuk mengatasi
kekeliruan dan penipuan setelah keduanya terjadi. Pengendalian Korektif
digunakan untuk mengoreksi kekeliruan.
Etika dan struktur pengendalian.
a.
Etika dan Budaya Perusahaan
Banyak perusahaan yang telah mengadopsi peraturan kode etika
yang merupakan pedoman dalam menjalankan bisnis sesuai etika. Begitupun, banyak
organisasi profesonal, seperti AICPA, yang mengadopsi peraturan ini peraturan
kode etik ini umumnya di tulis dalam bahasa hukum yang berfokus pada hal-hal
yang mungkin di langgar.
b. Mengkomunikasikan Tujuan-tujuan
Pengendalian Intern
Manusia merupakan elemen penting dari setiap struktur
prngrndalian intern. Fungsi prinspal dari pengendalian intern adalah
mempengaruhi tingkah laku manusia dalam suatu sistem bisnis. Jadi, perilaku dan
aktifitas-aktifitas perlu di kelola dan di kendalikan sehingga tujuan
organisasi dapat di capai. Tujuan pengendalian intern harus di pandang secara
relevan dengan individu yang menjalankan sistem pengendalian tersebut. Sistem
harus di rancang sedemikian rupa sehingga pegawai yakin bahwa pengendalian
bertujuan melindungi kesulitan-kesulitan atau krisis-krisis dalam oprasi
organisasi yang sebaliknya dapat mempengaruhi mereka secara pribadi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar